Chào các bạn, chắc hẳn khi bạn đã bước chân vào lĩnh vực quản lý dự án, bạn đã từng nghe đến khái niệm “biểu đồ Poker” – một công cụ hữu ích trong việc ước lượng công việc và quản lý rủi ro. Hôm nay, hãy cùng Hitclub tìm hiểu một cách chi tiết về cách sử dụng biểu đồ Poker cùng với những lợi ích mà thủ thuật game bài này mang lại.
Giới Thiệu về Biểu Đồ Poker
Khi bước chân vào thế giới của quản lý dự án, việc ước lượng công việc và định hình kế hoạch trở thành một phần không thể thiếu. Đây chính là lúc biểu đồ Poker trở nên quan trọng. Biểu đồ Poker, hay còn gọi là Fibonacci Planning Poker, là một phương pháp được sử dụng để ước lượng thời gian hoặc khối lượng công việc một cách chính xác hơn. Biểu đồ này sử dụng dãy số Fibonacci để thể hiện các mức độ ước lượng khác nhau, từ đơn vị nhỏ đến lớn: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, v.v.
Cách Vẽ Biểu Đồ Poker
- Xác Định Các Công Việc và Chuẩn Bị Lá Bài FibonacciTrước khi bắt đầu, bạn cần xác định các công việc cần ước lượng trong dự án. Sau đó, chuẩn bị một bộ lá bài gồm các con số Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, v.v.) để sử dụng trong quá trình ước lượng.
- Tổ Chức Cuộc Họp Ước Lượng và Thu Thập PhiếuHãy tổ chức một cuộc họp với toàn bộ nhóm làm việc. Trong cuộc họp này, mỗi thành viên sẽ được yêu cầu ước lượng thời gian hoặc khối lượng công việc của từng nhiệm vụ bằng cách chọn một lá bài từ bộ lá bài Fibonacci. Cuộc họp này có thể diễn ra trực tiếp hoặc qua các công cụ trực tuyến.
- Mô Tả Cách Thức Đặt Câu Hỏi và Thu Thập PhiếuTrong quá trình cuộc họp, người dẫn chương trình sẽ đặt câu hỏi liên quan đến công việc cần ước lượng. Mỗi thành viên sau đó sẽ chọn một lá bài Fibonacci mà họ cho rằng phản ánh đúng ước lượng của mình. Phiếu ước lượng sẽ được thu thập một cách kín đáo.
- Tính Toán Giá Trị Trung Bình Của Các Phiếu Ước LượngSau khi thu thập đủ phiếu ước lượng, tính toán giá trị trung bình của các phiếu này. Quá trình này sẽ giúp xác định thời gian hoặc khối lượng công việc ước lượng mà nhóm đồng tình.
Phân Tích Biểu Đồ Poker
Biểu đồ Poker sử dụng dãy số Fibonacci với các con số tăng dần theo tỷ lệ bất đối xứng. Điều này phản ánh tính chất không chắc chắn trong việc ước lượng công việc. Ví dụ, việc ước lượng công việc có thể dễ dàng hơn khi nhiệm vụ đó tương đối đơn giản (con số nhỏ) và khó khăn hơn khi nhiệm vụ phức tạp (con số lớn). Chính điều này giúp xác định rõ hơn mức độ không chắc chắn trong việc ước lượng.
Lợi Ích của Việc Sử Dụng Biểu Đồ Poker
Sử dụng biểu đồ Poker mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong quản lý dự án:
- Tăng Tính Minh Bạch và Tham Gia: Mọi thành viên trong nhóm đều tham gia vào quá trình ước lượng. Điều này tạo ra tính minh bạch và cơ hội cho mọi người thể hiện quan điểm cá nhân về công việc.
- Định Hình Kế Hoạch Dự Án Hiệu Quả Hơn: Qua việc ước lượng dự án, nhóm có thể định hình kế hoạch một cách chính xác hơn dựa trên sự đồng thuận về thời gian và công việc.
- Hỗ Trợ Quản Lý Rủi Ro và Ứng Phó với Sự Thay Đổi: Biểu đồ Poker giúp xác định các công việc có độ không chắc chắn cao hơn. Điều này cho phép quản lý dự án dễ dàng quản lý rủi ro và ứng phó với những thay đổi không mong đợi.
Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Biểu Đồ Poker Hiệu Quả
- Tạo Môi Trường Thoải Mái và Tích CựcTạo môi trường thoải mái và tích cực cho cuộc họp ước lượng. Không áp đặt áp lực lên các thành viên, để họ tự do thể hiện ý kiến của mình.
- Khuyến Khích Tham Gia Tích CựcKhuyến khích mọi người tham gia bằng cách chia sẻ quan điểm và thảo luận về sự chênh lệch giữa các ước lượng.
- Xử Lý Các Ước Lượng Không KhớpTrong trường hợp có sự chênh lệch lớn giữa các ước lượng, tạo cơ hội cho nhóm thảo luận và làm rõ các yếu tố gây chênh lệch.
Ví Dụ về Việc Sử Dụng Biểu Đồ Poker
Hãy tưởng tượng chúng ta đang làm việc trong một dự án phát triển game mới. Mỗi thành viên trong nhóm cần ước lượng thời gian hoàn thành cho các nhiệm vụ như “Thiết kế giao diện”, “Lập trình gameplay”, “Kiểm thử”, v.v. Bằng cách sử dụng biểu đồ Poker, chúng ta có thể thấy rõ mức độ đồng thuận và không chắc chắn trong ước lượng của từng người.
Như vậy, biểu đồ Poker không chỉ là một công cụ ước lượng đơn thuần mà còn mang lại tính minh bạch, tham gia, và khả năng quản lý rủi ro trong quản lý dự án. Để sử dụng biểu đồ Poker một cách hiệu quả, hãy tạo môi trường thoải mái, khuyến khích tham gia tích cực và xử lý những ước lượng không khớp. Với những lợi ích đáng kể mà biểu đồ Poker mang lại, đây chắc chắn là một công cụ không thể thiếu trong hộp công cụ của bất kỳ người quản lý dự án nào.